Поява Copilot у Microsoft 365 революціонізувала спосіб управління SharePoint Online та його максимального використання. Незалежно від того, чи ви адміністратор, власник сайту чи досвідчений користувач, ви, мабуть, задавалися питанням, як використовувати Copilot для більш інтелектуального та ефективного керування, захисту та оптимізації контенту вашої організації.
У цьому детальному посібнику ви знайдете все, що потрібно знати про керування SharePoint Online за допомогою Copilot, поєднуючи найкращі можливості традиційного адміністрування з можливостями штучного інтелекту. Ми розглянемо все: від контролю над розповсюдженням контенту, призначення власників, очищення сайтів, налаштування агентів та захисту від надмірного поширення, до більш просунутих хитрощів Copilot, які допоможуть вам підвищити продуктивність та співпрацю у вашій організації, не кажучи вже про поради щодо конфіденційності та безпеки.
Чому Copilot змінює адміністрування SharePoint Online
Інтеграція Copilot у SharePoint Online означає тісну співпрацю зі штучним інтелектом Microsoft 365 для автоматизації повторюваних завдань, оптимізації робочих процесів та прийняття обґрунтованих рішень на основі даних вашої організації. Продуктивність та ефективність роблять крок вперед завдяки можливості попросити Copilot генерувати, узагальнювати або інтегрувати контент, але для того, щоб все працювало належним чином, вкрай важливо, щоб адміністрування SharePoint було добре сплановано з самого початку.
Таким чином, Ключовим є правильна підготовка SharePoint, встановлення розширених політик адміністрування, перегляд дозволів та забезпечення якості й релевантності контенту., щоб Copilot «розумів» і мав доступ лише до правильної інформації.
Основи розширеного адміністрування в SharePoint для Copilot
Надійне адміністрування SharePoint Online — це основа для того, щоб Copilot приносив реальну цінність вашому бізнесу. Як рекомендує Microsoft у своїй офіційній документації, існують три основні стовпи, яким слід приділяти особливу увагу Перш ніж інтегрувати Copilot у ваші робочі процеси:
- Управління розширенням контенту: Важливо уникати дублювання файлів, документів і сайтів, а також забезпечити, щоб кожен елемент контенту мав мету, цілісну структуру та чітко визначених відповідальних за нього осіб.
- Контроль доступу та спільний доступ: Обмеження того, хто може ділитися інформацією, змінювати її або отримувати доступ до неї, є ключовим для захисту конфіденційних даних та запобігання випадковим витокам. Copilot повинен бачити лише те, на що кожен користувач має дозвіл.
- Управління життєвим циклом контенту: Застарілі документи та сайти можуть перешкоджати роботі та спотворювати результати Copilot. Підтримка чистоти, актуальності та відповідності інформації є надзвичайно важливою.
Як оптимізувати розширення контенту в SharePoint
SharePoint може зростати експоненціально, якщо не встановити чітких обмежень і правил.Це може призвести до появи десятків дублікатів сайтів, файлів, для яких ніхто не знає, та проблем із управлінням. Саме тут розширене адміністрування та Copilot працюють разом, щоб оптимізувати взаємодію:
- Встановлює процеси створення та перевірки контенту: Надає власникам сайтів рекомендації щодо створення лише необхідного та періодичного перегляду документів і сторінок, якими вони керують.
- Уникайте дублювання: Використовуйте інструменти аудиту та звіти SharePoint, щоб виявляти дублікати вмісту та вживати заходів для об’єднання або видалення непотрібного вмісту.
- Надає навчання та підтримку: Copilot може допомогти відповісти на поширені запитання та допомогти користувачам ефективно створювати контент, але переконайтеся, що всі знають загальні правила організації.
Контроль дозволів та обміну інформацією
Один з найбільших ризиків, коли Copilot приєднується до організації, полягає в тому, що він може отримати доступ до інформації, до якої не повинен отримати доступ, або розповсюдити її. За замовчуванням Copilot отримує дозволи від кожного користувача, але якщо хтось щось перерозподілив, штучний інтелект це також побачить.Ви повинні діяти відповідно до:
Глобальні налаштування спільного доступу та налаштування спільного доступу для окремих сайтів
- Переглянути параметри спільного доступу за замовчуванням: Обмежте глобальний обмін посиланнями для певних людей, замість того, щоб дозволяти «всім, крім зовнішніх користувачів».
- Приховати загальні дозволи: Якщо можливо, вимкніть такі опції, як «Усі», щоб жоден кінцевий користувач випадково не перевищував дозволений доступ.
- Попросіть власників сайтів обробляти запити на доступ: Таким чином, ви гарантуєте, що за кожен опублікований контент завжди буде відповідальна особа.
Інструменти для виявлення та вирішення проблеми надмірного поширення
Microsoft рекомендує використовувати розширені звіти в SharePoint щоб виявити сайти, на яких надмірно поширюється контент, що може поставити під загрозу безпеку та управління. Існує два основних типи звітів:
- Звіти на основі активності: Вони аналізують найпоширеніші типи дозволів на сайті (наприклад, «Усі, крім зовнішніх користувачів», «Будь-хто з посиланням» тощо) та допомагають виявляти критичні моменти.
- Базові звіти: Вони оцінюють кількість користувачів з доступом порівняно з визначеним порогом, щоб визначити сайти, доступ яких перевищує рекомендований поріг. Їх можна генерувати за допомогою PowerShell за допомогою модуля SharePoint Online.
Автоматичне налагодження та очищення сайтів і контенту
Накопичення неактивних сайтів або застарілого контенту не лише ускладнює адміністрування, але й може негативно вплинути на відповіді, які надає Copilot.Якщо є старі документи або сайти, до яких ніхто не має доступу, Copilot може надавати нерелевантні дані або перевищувати межі конфіденційності. Щоб це зробити:
- Виконати директиви неактивного сайту: Ви можете налаштувати правила, які автоматично визначатимуть сайти, на яких не було активності протягом певного періоду часу. Власники сайтів отримуватимуть сповіщення та зможуть вказати, чи потрібні вони їм досі.
- Фільтруйте та звітуйте менш ніж за п'ять хвилин: SharePoint дозволяє швидко створювати звіти про непрацюючі сайти, а також можна попросити Copilot допомогти вам інтерпретувати дані та запропонувати дії.
- Встановлює фази для ліквідації: Якщо сайти більше не потрібні, зробіть їх доступними лише для читання та підготуйте до архівування в Microsoft 365, яке можна архівувати протягом 3, 6, 9 або 12 місяців залежно від ваших налаштувань.
Призначення та перевірка власників сайту
Наявність щонайменше двох дійсних власників на сайт є обов'язковою. для забезпечення безперервності адміністрування та управління. Власники відповідають за перевірку доступу до контенту, очищення неактивних сайтів та реагування на аудити безпеки. Microsoft надає вам:
- Директиви щодо власності ділянки: Ви можете запустити політику в режимі симуляції, щоб знайти сайти без достатньої кількості власників, а потім ініціювати сповіщення, щоб запропонувати користувачам взяти на себе відповідальність.
- Періодичне оновлення: Встановлюйте нагадування для перевірки дійсності власників, особливо в критично важливих для бізнесу місцях.
Контроль доступу від Copilot
Коли Copilot відповідає на запит, він робить це на основі графіка Microsoft та дозволів кожного користувача. Але Якщо ви не перевірите, хто може бачити кожен документ, це може призвести до несподіванок.Щоб контролювати та покращувати це, використовуйте:
Відгуки про доступ до сайту
- Власники сайтів переглядають список користувачів та дозволів: Вони можуть визначити, чи доступ є прийнятним, чи його потрібно обмежити. Якщо вони виявлять надмірний доступ, вони можуть виправити це за допомогою панелі перевірки.
- Розширені панелі адміністрування: Вони дозволяють вам одразу побачити найвразливіші сайти та швидко вжити заходів, перш ніж Copilot врахує їх.
Спеціальні правила для Copilot
- Контроль обмеженого доступу (RAC): Обмежте доступ певним групам, щоб лише вони могли переглядати або отримувати доступ до контенту за допомогою Copilot.
- Обмежений контент (виявлення): Дозволяє сайту продовжувати функціонувати належним чином, але запобігає появі його вмісту в результатах пошуку Copilot або в результатах пошуку організації.
Проактивне управління критично важливими об'єктами
Є сайти, які за своєю природою потребують максимального захисту та контролю. У цих випадках Microsoft рекомендує більш обмежувальні заходи.:
- Застосовуйте RAC з самого початку життєвого циклу сайту.
- Використовуйте виявлення обмеженого контенту, щоб залишити дозволи незмінними, але захистити від впливу Copilot.
- Розгляньте можливість блокування завантажень або обмеження доступу до конфіденційних документів, зокрема записів Teams.
- Застосовуйте шифрування з правами на вилучення до критично важливих документів.
Керування агентами в SharePoint за допомогою Copilot
У SharePoint, Copilot також працює з агентською системою які можуть створювати, редагувати та ділитися учасниками сайту. Це невеликі автоматизовані інструменти або спеціальні майстри, що покращують адміністрування сайту:
Управління та затвердження агентів
- Будь-який учасник може створювати агентів: Користувачі з відповідними дозволами можуть створювати власні агенти та ділитися ними.
- Власники сайтів затверджують агентів: Тільки схвалені агенти бачать усі користувачі, що забезпечує контроль і якість.
- Призначення агента за замовчуванням: Ви можете вибрати, який агент завантажуватиметься за замовчуванням для кожного сайту, що полегшить доступ до загальних функцій.
Видалення та управління агентами
- Агентів можна видалити так само, як і будь-який інший файл, звернувшись до файлу .agent та скориставшись контекстним меню.
- Для отримання додаткової інформації про агентів існує спеціальна документація з розділами поширених запитань та посиланнями на офіційні ресурси.
Вимоги та кроки для ввімкнення Copilot у Microsoft 365
Перш ніж використовувати Copilot на сайтах SharePoint Online, важливо переконатися, що ваша організація відповідає вимогам ліцензування та конфігурації:
- Дійсна ліцензія другого пілота: Доступ до Copilot у програмах мають лише користувачі з передплатою на Microsoft 365 Copilot. Важливо мати правильний обліковий запис, пов’язаний із ним.
- Для бізнесу вам знадобиться підписка, така як Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 або F3 з увімкненим Copilot.
- Правильні налаштування конфіденційності: Вкрай важливо, щоб у розділі конфіденційності програм Microsoft 365 було ввімкнено параметри «Досвід, що аналізує ваш вміст» і «Усі підключені можливості».
Часті запитання про Copilot у SharePoint Online
Інтеграція Copilot із SharePoint викликає багато поширених питань, тому варто переглянути деякі важливі моменти:
- Де з'являється Копілот? Якщо у вас є належна ліцензія та конфігурація, Copilot доступний на вкладці «Головна» у Word, Excel, PowerPoint та Outlook, а також у самому інтерфейсі SharePoint Online.
- Хто може створювати та використовувати агентів? Будь-який учасник з відповідними дозволами може створювати агентів, але їхнє схвалення та публікація залежить від власників сайту.
- Як контролюється конфіденційність та безпека? Copilot має доступ лише до того, що може бачити кожен користувач, але встановлення дозволів і правил є відповідальністю адміністратора або власника сайту.
Майбутні покращення: штучний інтелект та семантичне зіставлення
Microsoft працює над новими інструментами на основі штучного інтелекту, такими як семантичне зіставлення, щоб полегшити виявлення сайтів зі схожими шаблонами або проблемами. Це дозволить вам проаналізувати все ваше середовище та знайти, завдяки штучному інтелекту, інші сайти, які можуть мати ризики або потреби, подібні до тих, які ви вже визначили., що ще більше оптимізує управління інформацією та її захист.
Розуміння та опанування всіх цих інструментів і передових практик дозволить вам отримати максимальну віддачу від інтеграції Copilot із SharePoint Online. Розширене керування в поєднанні з відповідними політиками контролю та очищення забезпечує набагато безпечніший, оптимізований та продуктивніший досвід для всіх користувачів., мінімізуючи ризики та розширюючи можливості штучного інтелекту як справжнього союзника у щоденній роботі. Поділіться інформацією, і більше людей дізнаються про цей інструмент..