Якщо ми говоримо про електронні таблиці, ми повинні говорити про Excel, програму, яка вийшла на ринок у 1985 році, але не стала посиланням на ринку до 1993 року, коли вона перевершила всемогутній Lotus-1-2-3. Сьогодні Excel є спільно та нерозривно інтегровані в Office 365.
З роками Excel лише вдосконалювався, пропонуючи велику кількість рішень, рішень як для компаній, так і для приватних осіб. Однією з функцій, яку він пропонує нам, як для користувачів, так і для компаній, є можливість створити випадаючі списки -, дуже корисна функція, яку ми навчаємо далі.
Excel доступний як для Windows, так і для macOS, а також через Інтернет у повній версії. Хоча це правда, що у нас є версія, доступна для мобільних пристроїв, це це не так повно як та, яку ми можемо знайти у настільних версіях. Кроки, які слід виконати для створення випадаючого списку в Excel, однакові в Windows, macOS та через веб-версії.
Хоча їх можна створити лише за допомогою настільних версій Excel, вони їх можна проконсультувати та взаємодіяти з будь-якою версією Excel, включаючи зменшену версію, запропоновану корпорацією Майкрософт через додаток Office для мобільних пристроїв, абсолютно безкоштовний додаток.
Що таке випадаючі списки
Випадаючі списки дозволяють нам виберіть лише один варіант зі списку опцій, виключаючи решту. Цей тип списку дозволяє нам використовувати значення за замовчуванням, уникаючи введення помилкових даних або з орфографічними помилками (що дозволяє нам виконувати певні пошукові фільтри).
У компаніях ці списки дозволяють організовувати та керувати своїми повсякденними завданнями та управлінням набагато ефективніше, а також пропонуючи професійний стиль, який ніколи не зашкодить. Кількість випадаючих списків, які ми можемо створити, необмежена, тому ми можемо створити поле списку для кожної з комірок на аркуші.
Ці типи списків дуже корисні при створенні рахунків-фактур (де кожна концепція відрізняється від попередньої), відстежувати відвідування, створювати бази даних, щоб застосовувати власні фільтри що дозволяє нам контролювати запаси на складах ... Якщо ви вже досягли цієї статті, швидше за все, вам ясно відомо про те, як ви збираєтеся скористатися цією фантастичною функцією Excel.
Як створити випадаючі списки в Excel
Випадаючі списки отримують дані з таблиць, які ми повинні попередньо створити для використання в якості джерела. Якщо метою аркуша, який ми хочемо створити випадаючі списки, є його друк, ми повинні встановити джерело даних на інший окремий аркуш, аркуш, який ми можемо назвати Даними.
Як я вже коментував вище, в одному аркуші ми можемо створювати нескінченні випадаючі списки, тому, якщо ми не хочемо створювати аркуш для кожного джерела даних, ми можемо використовувати той самий аркуш, не виключаючи дані, які ми подавали як джерело для списків, які ми вже створили. Коли ми зрозуміємо, як вони працюють, ми покажемо вам кроки, яких слід дотримуватися створити випадаючі списки в.
Створити джерело даних
Перше, що ми повинні зробити, це створити джерело даних, дані, які використовуються для створення випадаючих списків. Якщо ми раніше не створювали ці дані, випадаючий список їм не буде що показувати. Щоб створити джерело даних, ми відкриваємо новий аркуш у програмі Excel, двічі клацаємо по імені та називаємо його Дані.
Щоб не брати участь, з якими джерелами даних кожного зі спадних списків, які ми хочемо створити, ми повинні написати як перше значення ім'я списку, будь то міста, моделі, країни, одяг ... Якщо ми лише збираємося створити список, не обов’язково вводити ім’я в першу клітинку.
Далі ми повинні написати всі варіанти, які ми хочемо відображаються у розкривному списку, один під одним у тому ж стовпці, щоб полегшити вибір джерела даних. Після створення джерела даних ми можемо створити випадаючі списки.
Створити розкривний список
- Перш за все відбираємо клітинки де ми хочемо відображати випадаючі списки.
- Потім натисніть на стрічці параметр Дані (не аркуш). Натисніть на перевірка достовірності даних.
- На вкладці Конфігурація> Критерії перевірки> Дозволити ми вибираємо список.
- Далі ми переходимо до вікна Походження та натискаємо на піктограму в кінці поля до виберіть діапазон комірок, де знаходяться дані.
- Далі натисніть на аркуші даних і вибираємо діапазон комірок, де знаходяться дані, залишаючи назву комірки, яка дозволила нам ідентифікувати ці дані. Після того, як ми вибрали діапазон даних, натискаємо Enter.
- Ми вже створили наш перший випадаючий список на головному аркуші Excel. У всіх клітинках, які ми вибрали для відображення випадаючого списку, тепер відображається стрілка вниз, яка пропонує нам натиснути на виберіть з усіх варіантів що ми раніше встановили у паспорті даних.
Після того, як ми створили перший випадаючий список, ми повинні виконати той самий процес щоб створити решту випадаючих списків, які ми хочемо або потребуємо.